每份檔案經(jīng)過3個人，最少四五次核對。一個不大的厚實牛皮紙袋，里邊裝著你從上高中到大學(xué)的學(xué)習(xí)經(jīng)歷記錄，封口處貼著密封條、蓋著鮮紅的騎縫印章，這就是高校畢業(yè)生檔案。“只聞其名、不見其身”的神秘檔案，伴隨著每個畢業(yè)生的一生。
2017年畢業(yè)季，四川大學(xué)檔案館學(xué)生檔案科的5名老師，在短短8天時間里，準(zhǔn)確無誤地送走了1.5萬余名畢業(yè)生檔案。7月7日，記者獲準(zhǔn)走進(jìn)了這個神秘的地方，直擊了這些博士生、碩士生、本科生的檔案，是如何經(jīng)過材料查核、整理、合檔后，轉(zhuǎn)遞到畢業(yè)生檔案的接收單位的。
走進(jìn)檔案館畢業(yè)生檔案集中整理室，200多平方米的大廳里整齊劃一的擺滿了長條桌，每張桌子上都堆著厚實的牛皮紙檔案袋。戴著口罩的負(fù)責(zé)老師和學(xué)生助理組成3人一組，幾十人圍坐在各張長條桌前，整個大廳里很是安靜，入耳全是翻閱紙張的聲音。
據(jù)四川大學(xué)檔案館館長畢玉介紹，要準(zhǔn)確無誤地轉(zhuǎn)遞1.5萬份學(xué)生檔案，時間緊、責(zé)任大。1個多月前，學(xué)生檔案科的老師們就開始著手檔案轉(zhuǎn)遞的前期清點、調(diào)整，一些重要信息更要逐條核對、勘誤。
由于檔案庫存時間較長，它們呆在密閉、恒溫、恒濕的庫房里一般都是四五年，個別“川三甲”(本、碩、博均在四川大學(xué)就讀)和延期畢業(yè)學(xué)生的檔案，甚至存放了十余年，要做到每一份畢業(yè)生檔案內(nèi)裝材料的完整性和準(zhǔn)確性，轉(zhuǎn)遞的安全性，老師們在背后付出的努力常人很難看到。
記者在現(xiàn)場看到，為確保每位畢業(yè)生的檔案都無差錯，就要先過3人小組這一關(guān)，一人負(fù)責(zé)開袋清理材料，一人負(fù)責(zé)檢查材料有無錯裝、漏裝，一人負(fù)責(zé)整理裝袋。畢業(yè)生檔案材料中包括了學(xué)生的“高中學(xué)籍材料、高考報考材料、新生登記表、大學(xué)成績單、大學(xué)授予學(xué)位決定、黨團(tuán)材料、高校畢業(yè)生登記表、在校期間的獎懲材料、體檢表和高校畢業(yè)生就業(yè)通知書(報到證副聯(lián))”等人生重要階段的各種檔案記錄。
每份檔案都要經(jīng)過3個人，六只手，畢玉告訴記者，“每袋檔案都要經(jīng)過我們的一查二驗三封存，再在密封條蓋上密封章。”只有逐份材料仔細(xì)核查，才能確保準(zhǔn)確無誤。在短短一周里，這個大廳要整理1.5萬余份畢業(yè)生檔案，其工作量可想而知。
半天時間，2000余份蓋好騎縫章的檔案已處理完畢，在桌上按交寄單分捆包扎，堆得如同小山高，它們將移交給郵政快遞。移交前，老師和郵政工作人員還要最后核對一次交寄單，并當(dāng)面逐件進(jìn)行勾挑核對，確保無誤后再簽字交接。接收后郵政工作人員將每件檔案按“一件一檔”套封裝入高校畢業(yè)生檔案專用封袋，還要貼上封口專用貼和騎縫加蓋學(xué)校專用章。
這些裝在防水、防潮、不易受損檔案專用袋里的畢業(yè)生檔案就這樣被送到了主人人生的下一站。
四川大學(xué)學(xué)生檔案歸檔材料包括：入校前檔案、報考錄取登記表、新生登記表、體檢表、成績表、授予學(xué)位決定、畢業(yè)生登記表、獎懲材料、黨團(tuán)材料、就業(yè)通知書。
只有包含以上全部材料的檔案，才是一份完整的畢業(yè)生檔案材料。這份檔案將伴隨每一個畢業(yè)生終身。
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什么是檔案?畢業(yè)生檔案是學(xué)生畢業(yè)前家庭情況、學(xué)習(xí)成績、政治思想表現(xiàn)、身體狀況的文字記載材料，是用人單位選拔、聘用畢業(yè)生的重要依據(jù)。檔案具有三大職能：一是個人經(jīng)歷的真實記錄;二是表明一個人的行政隸屬關(guān)系;三是為本人提供相關(guān)的人事服務(wù)的依據(jù)。
